Personuppgiftspolicy

Företagsuppgifter
MalmbergGruppen AB
Gamla Byvägen 41
296 72 Yngsjö

Org. Nummer: 556101-6089
E-mail: info@malmberg.se
Telefon: 044-780 18 00

 

Denna policy tillämpas för all behandling (insamling, lagring, överföring m.m.) av personuppgifter som förekommer inom MalmbergGruppen Aktiebolag och dess närstående bolag, (”Malmberg”). Malmberg behandlar personuppgifter i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning för att skydda den personliga integriteten.

Med personuppgifter avses varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person. En identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras genom exempelvis användarnamn, ett identifikationsnummer, en lokaliseringsuppgift eller onlineidentifikatorer eller en eller flera faktorer som är specifika för den fysiska personens fysiska, fysiologiska, genetiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.

Alla Malmbergs medarbetare ska vara införstådda med och följa denna policy. Malmberg arbetar kontinuerligt för att öka medarbetarnas medvetenhet om behandling av personuppgifter.

Behandling av personuppgifter
Malmberg är transparent med hur och varför personuppgifter samlas in och behandlas. Med behandling avses all befattning med personuppgifter såsom insamling, lagring och användning.

Malmberg behandlar följande personuppgifter:

-          Namn, personnummer, fastighetsbeteckning och kontaktuppgifter till privatkunder,

-          Namn och kontaktuppgifter till pågående affärskontakter,

-          Namn och kontaktuppgifter till tidigare affärskontakter,

-          Namn, personnummer, ID06-nummer, användarnamn, IP-adress, lön, eventuella disciplinåtgärder, kontonummer, certifieringar, i förekommande fall fackföreningstillhörighet (se nedan), positioneringsuppgifter och kontaktuppgifter till anställda,

-          Namn och kontaktuppgifter till anställdas anhöriga,

-          Namn, personnummer och kontaktuppgifter till inhyrda konsulter,

-          Namn, personnummer och kontaktuppgifter till tidigare anställda och

-          Namn, personnummer, eventuellt bild, ansökningshandlingar och kontaktuppgifter till arbetssökande.

Malmberg behandlar med följande undantag inga känsliga personuppgifter. Uppgift om fackföreningstillhörighet behandlas endast i den utsträckning Malmberg ska förhandla med facket eller har en skyldighet att göra löneavdrag för fackföreningsavgift. Malmberg behandlar uppgifter om anställdas hälsa i den utsträckning det är nödvändigt inom ramen för Malmberg rehabiliteringsansvar eller beräkning av sjuklön.

Insamling av personuppgifter
Malmberg samlar i första hand in personuppgifter direkt från den registrerade enligt följande.

-          Genom formulär på Malmberg webbplats,

-          Vid e-post- och telefonkontakt,

-          Genom sociala medier

-          Vid förberedelse och ingående av avtal och

-          Vid rekrytering och pågående anställningsförhållanden.

När Malmberg samlar in uppgifter från annan än den registrerade underrättas den registrerade om behandlingen så snart som möjligt och senast inom en månad från det att uppgifterna samlades in.

Ändamålen med behandlingen
Malmberg behandlar enbart uppgifter för det ändamål uppgiften har samlats in enligt nedan:

Ingå och upprätthålla avtalsrelationer
Malmberg behandlar personuppgifter i samband med förberedelse för avtal (potentiella kunder, leverantörer eller samarbetspartners) samt för administration och fullgörelse av ingångna avtal (nuvarande och tidigare kunder, leverantörer eller samarbetspartners).

Personuppgifter om kunder som är privatpersoner behandlas för att uppfylla Malmbergs skyldigheter enligt avtalet med den registrerade.

Personuppgifter om affärskontakter registreras för att upprätthålla en kontaktlista. Behandlingen sker på grundval av Malmbergs legitima intresse av att upprätthålla affärsrelationer och för att kommunicera med de registrerade. Malmberg bedömer som utgångspunkt att detta intresse överväger de registrerades intresse av skydd för sin personliga integritet. Personuppgifterna kommer att behandlas enbart för det avsedda ändamålet och endast så länge som den registrerade är en affärskontakt till Malmberg.

Behandling av personuppgifterna är nödvändiga för att Malmberg ska kunna lämna anbud och fullgöra åtaganden enligt avtal.

Uppgifter om tidigare kunder gallras enligt Malmbergs rutiner.

Rekrytering
Malmberg behandlar personuppgifter som inhämtas i samband med rekryteringsförfaranden. I samband med sådan insamling ges de registrerade möjlighet att samtycka till att Malmberg bevarar personuppgifter inför kommande anställningsförfaranden.

Det kan förekomma att personuppgifter behandlas i datasystem hos Malmberg närstående företag och organisationer med vilka Malmberg samarbetar med vid rekryteringsprocessen. Personuppgifterna kommer att bevaras av Malmberg och dess samarbetspartners under den tid det är nödvändigt med hänsyn till för att genomföra rekryteringsförfarandet.

Vid rekryteringsförfaranden ges sökande möjlighet till att samtycka till att Malmberg bevarar personuppgifter inför Malmbergs kommande rekryteringsbehov. Den sökande kan när som helst återkalla ett sådant samtycke. När den registrerade inte längre samtycker till att Malmberg behandlar personuppgifterna inför kommande rekryteringsförfaranden raderas uppgifterna.

 

Upprätthålla anställningsförhållanden
Malmberg behandlar personuppgifter om anställda inom ramen för anställningsförhållandet. Uppgifterna samlas in för personaladministration, företagshälsovård och i förekommande fall för användande av referenser vid anbudsförfaranden samt behörighetskontroller vid anbudsförfarande.

Malmberg registrerar personuppgifter som är nödvändiga för Malmberg personaladministration. Uppgifterna registreras i Malmberg personaladministrativa system. Behandlingen är nödvändig för att Malmberg ska kunna fullgöra dess avtalsenliga förpliktelser enligt avtalet.

Följande uppgifter registreras: Namn, personnummer, användarnamn, IP-adress, lön, eventuella disciplinåtgärder, kontonummer, certifieringar, i förekommande fall fackföreningstillhörighet (endast när det krävs för att förhandla med facket eller göra löneavdrag för fackföreningsavgift), positioneringsuppgifter och kontaktuppgifter.

Uppgifter om utbetald lön lämnas till Skatteverket. Det kan förekomma att personuppgifter behandlas i datasystem hos Malmberg närstående företag samt företag och organisationer som Malmberg samarbetar med.

Malmberg behandlar även personuppgifter om anställdas anhöriga för att kunna kontakta anhöriga vid exempelvis olycka eller sjukdom. Malmberg anhörigregister är endast tillgängligt för Malmbergs personaladministration. Information om ändamålet med behandlingen lämnas i första hand i anställningsavtalet.

Uppgifter om positionering registreras genom kontroll av Malmbergs fordons position. Spårningssystemet används för stöldskydd samt för att föra elektronisk körjournal. Det är för dessa ändamål nödvändigt att samla in uppgifter om varje enskilt fordon. Uppgifterna sparas i upp till tre månader i syfte att uppfylla Malmberg redovisningsskyldighet mot Skatteverket.

Malmberg behandlar namn, personnummer och ID06-nummer för de medarbetare som vistas på byggarbetsplatser i enlighet med Allmänna bestämmelser om legitimationsplikt och närvaroredovisning, ID06.

Marknadsföring
Malmberg behandlar e-postadresser för att genomföra direktmarknadsföring av bolagets produkter och tjänster. Uppgifterna samlas in på grundval av Malmbergs legitima intresse av att upprätthålla en kontaktlista, upprätthålla affärskontakter och för att kommunicera med den registrerade som en affärskontakt. Malmberg bedömer att dessa legitima intressen överväger den registrerades intresse av att uppgifterna inte behandlas.

Gallring av personuppgifter
Personuppgifter lagras inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla syftet med behandlingen. Malmberg gallrar personuppgifter löpande när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för. Som utgångspunkt innebär detta att personuppgifter endast bevaras till dess att Malmbergs och den registrerades samtliga mellanhavanden är slutligt reglerade.

Rättelse, radering och dataportabilitet
Den registrerade har rätt att, enligt tillämplig personuppgiftslagstiftning, efterfråga ett s.k. registerutdrag med information om vilka personuppgifter som Malmberg behandlar avseende den enskilde. Härutöver har den registrerade rätt att påkalla att Malmberg överför den registrerades personuppgifter till av den registrerade utpekad part. Begäran enligt detta stycke måste göras skriftligen och undertecknas av den enskilde personligen, till undvikande av obehörig åtkomst av personuppgifter.

Den registrerade har dessutom rätt att, när som helst, begära att Malmberg antingen rättar, blockerar eller raderar den enskildes personuppgifter. För det fall Malmberg är skyldiga enligt lag att fortsätta med lagring av personuppgifterna, kan uppgifterna enbart blockeras.

Rättigheter
Malmberg lämnar på begäran av den registrerade information om i vilken utsträckning personuppgifter om den registrerade behandlas, så kallat registerutdrag. Malmberg lämnar utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad efter det att begäran mottogs information om vilka personuppgifter som behandlas, de kategorier av personuppgifter behandlingen gäller, den förutsedda perioden uppgifterna kommer att lagras, varifrån uppgifterna har inhämtats, för vilket eller vilka ändamål, och till vem eller vilka uppgifterna har lämnats ut samt kopia av personuppgifterna.

Den registrerade har rätt att begära att Malmberg rättar eller raderar personuppgifter som är felaktiga eller behandlas i strid med gällande rätt.

Den registrerade har när som helt rätt att göra invändningar mot att den registrerades personuppgifter behandlas för direktmarknadsföring. Malmberg kommer i så fall att sluta behandla den registrerades personuppgifter för detta ändamål.

För att Malmberg ska kunna säkerställa att begäran inte framställts av någon annan än den registrerade ska begäran ges in skriftligen och undertecknas av den registrerade.

I samband med att Malmberg samlar in personuppgifter lämnar Malmberg information till den registrerade om vilket bolag som är personuppgiftsansvarig, för vilket ändamål som uppgifterna har samlats in och sådan information som krävs för att den registrerade ska kunna tillvarata sina rättigheter enligt gällande personuppgiftslagstiftning.

Överföring
Personuppgifter kan komma att överlämnas till annat bolag inom Malmbergs koncern eller till dess samarbetspartners.

Malmberg använder flera olika IT-tjänster och system i dess verksamhet. Vissa system använder molnlösningar som innebär att Malmberg överför personuppgifter till leverantören. I dessa fall är leverantören Malmbergs personuppgiftsbiträde och hanterar personuppgifter i enlighet med Malmbergs instruktioner. Malmberg samarbetar endast med personuppgiftsbiträden som uppfyller kraven utifrån gällande personuppgiftslagstiftning.

Informationssäkerhet och åtgärder
Malmberg vidtar de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att säkerställa att behandlingen sker i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning och denna policy samt för att personuppgifterna inte ska förloras, eller bli tillgängliga för obehöriga.

Personuppgifter lagras inom Malmbergs nätverk, lokalt på mobiltelefoner och datorer samt i e-post.

Malmberg använder antivirusprogram och har rutiner för lösenordsstyrka och byte av lösenord.

Ansvar för personuppgifter
Alla bolag inom MalmbergGruppen AB är personuppgiftsansvarig och ansvarar således för att behandlingen av personuppgifter som sker för Malmbergs räkning är laglig och korrekt. Personuppgifter som samlas in av något av bolagen inom Malmbergs koncern kan komma att överföras till annat bolag inom koncernen eller företag samt företag och organisationer som Malmberg samarbetar med.

Eventuella frågor, synpunkter och klagomål rörande Malmbergs hantering av personuppgifter ställs till e-postadressen: info@malmberg.se eller per ordinarie post:

MalmbergGruppen Aktiebolag
296 85 Åhus

Tillsynsmyndighet - Datainspektionen

Om du anser att Malmberg bryter mot gällande personuppgiftslagstiftning har du möjlighet att vända dig till Datainspektionen. På Datainspektionens hemsida finns ytterligare information om hur du går tillväga.

__________________

Denna policy har uppdaterats 2018-07-04

Sekretesspolicy avseende malmbergmiljohantering.se 

 

Sekretesspolicyn förklarar följande:

  • Vilken information som samlas in och varför.
  • Hur informationen används.
  • Vilka valmöjligheter som du ges, exempelvis vad gäller åtkomst till och uppdatering av information.
     

Enhetsinformation

Information om den specifika enheten som används samlas in. Exempelvis maskinvarumodell, operativsystemets version, unikt enhets-ID och information om mobila nätverk inklusive telefonnummer.
 

COOKIES

En kaka (cookie) är en liten textfil som lagras på en dator för att förbättra webbplatsen för användaren, till exempel för att kunna anpassa en webbplats efter besökarens önskemål och val. En permanent kaka ligger kvar på besökarens dator under en bestämd tid. En sessionskaka lagras tillfälligt i en dators minne under tiden som en besökare är inne på en webbsida. Sessionskakor försvinner när besökaren stänger webbläsaren. 
Vi sparar både permanenta kakor och sessionskakor. Vill du veta exakt vilka kakor vi sparar hittar du dem här.

Du kan själv välja att inaktivera användningen av cookies i din webbläsare. Klicka på din webbläsare nedan för att få mer information. Notera att vissa av de tjänster som vi tillhandahåller bara kan användas om du accepterar cookies.
Google Chrome
Microsoft Windows Explorer
Mozilla Firefox

Så här används information som samlas in från kunder

Information som samlas in via www.malmberg.se används primärt för att återkoppla till nya och befintliga kunder i olika ärenden. I vissa fall används också informationen för att ge anpassat innehåll, till exempel e-posterbjudanden och annonser som är relevanta för besökaren.

Information som samlas in med hjälp av cookies och annan teknik, till exempel pixeltaggar, används för att förbättra användarupplevelsen och den övergripande kvaliteten på våra tjänster. En av produkterna som används för det ändamålet är Google Analytics.

Vid önskan att använda insamlad information i annat syfte än vad som beskrivs i sekretesspolicyn frågar vi först efter samtycke.

Malmberg hanterar personuppgifter på servrar tillhandahållna av City Networks AB i Karlskrona.

Hur länge sparas uppgifterna?

Data sparas så länge som det är nödvändigt för att uppfylla det syfte för vilken datan samlats in samt för att utföra våra åtaganden enligt lagstadgade lagringstider, särskilt vad gäller redovisningskrav.

Informationssäkerhet för kunder

Vi jobbar hårt för att skydda våra elever och blivande elever mot obehörig åtkomst, ändring, yppande eller förstörelse av information som vi förvaltar. Specifika säkerhetsåtgärder som vidtas:

  • Vår hemsida krypteras med SSL.
  • I syfte att skydda mot obehörig åtkomst till system granskar vi våra rutiner för insamling, 
    lagring och behandling av data, inklusive fysiska säkerhetsåtgärder.

Dina rättigheter till tillgång, rättelse och radering

Vill du komma i kontakt med oss kring dina personuppgifter kan du maila oss på: info@malmberg.se

Rätt att få tillgång till din data. Du har rätt att begära en kopia av de uppgifter www.malmbergmiljohantering.se har om dig och verifiera denna information.

Rätt till rättelse. Du har rätt att korrigera felaktig eller icke-komplett information om dig själv.

Rätt att bli raderad ("rätten att bli bortglömd"). Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter för de fall att datan inte längre är nödvändig för det syfte den blev insamlad för. Det kan dock finnas legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera delar av datan. Dessa skyldigheter kan komma från bokförings- och skattelagstiftningen. Vad vi då gör är att blockera den data som vi är skyldiga att spara, från att kunna användas till andra syften än att uppfylla sådana legala skyldigheter.
 

Övriga frågor
Har du frågor eller vill du komma i kontakt med oss kring dina personuppgifter kan du maila oss på: info@malmberg.se